La factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado. Tiene validez fiscal y legal, por lo que se considera una prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma correcta y satisfactoria.

La factura también sirve para demostrar que la operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes. Así, es indispensable que las facturas se guarden para poder declarar cualquier transacción.

Importancia de las facturas:

  1. Gracias a ella, el comprador podrá exigir cualquier reclamación o devolución en el caso de existir una incidencia.
  2. Para el vendedor, actúa como justificante si no se le ha realizado el pago que le corresponde, de modo que pueda acudir a la justicia en caso de una reclamación.
  3. La factura actúa como garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre las partes.
  4. Fiscalmente, cualquier autónomo o empresa debe presentar a Hacienda todas las facturas que demuestren sus ingresos recibidos y gastos soportados. Cada una de ellas lleva aparejada sus impuestos correspondientes, como, por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido (IVA).
  5. Cualquier gasto que no se acredite mediante factura no es considerado como un gasto a efectos tributarios, por lo que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.
  6. Para cualquier empresa o autónomo, la ley en España establece una serie de obligaciones en relación con las facturas. Destaca la de emitirlas y entregarlas por las operaciones derivadas de la actividad empresarial o profesional. Mientras que otras importantes son la de conservar copia de cada una que se remita a un tercero o la de llevar un libro de registro.

A continuación, podemos conocer los diferentes tipos de facturas existentes:

FACTURA ORDINARIA:

  • Es la que se usa de manera más frecuente.
  • Es obligatorio reflejar toda la información relativa a la operación comercial llevada a cabo entre un emisor y un receptor.
  • Los empresarios y autónomos tienen la obligación de emitir facturas por todas las operaciones que realizan en el desarrollo de su actividad profesional o empresarial.
  • Se debe conservar una copia de todos los documentos emitidos y también de los justificantes recibidos de otros profesionales.
  • La ley también obliga a llevar un libro en el que se registren todas las facturas tanto emitidas como recibidas.

FACTURA SIMPLIFICADA O TICKET:

  • Este tipo se diferencia de las ordinarias en que no contiene los datos del destinatario (NIF, domicilio e importe), a no ser que éste lo solicite para poder deducir el gasto.
  • La cuota de IVA no aparece desglosada, sino que solo indica el porcentaje poniendo “IVA incluido”.
  • Equivale a los antiguos tickets tan utilizados en el pequeño comercio, pero con validez fiscal.

¿Cuándo se pueden emitir tickets?

  • El importe de la operación no supere los 400 euros (IVA incluido).
  • Se trate de facturas rectificativas.
  • Lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria.
  • Se trate de operaciones en las que el Reglamento de Facturación permitía la expedición de tickets (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido).

¿Cuándo no se pueden expedir tickets?

  • Entregas intracomunitarias de bienes.
  • Ventas a distancia.
  • Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario la expida por cuenta del proveedor o prestador.
  • Las operaciones no localizadas en el Territorio de Aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido fuera de la Unión Europea (UE); o cuando la operación se localice en otro Estado Miembro y se produzca la inversión del sujeto pasivo.

¿Cuándo se puede deducir el IVA con ticket?

  • NIF del destinatario y domicilio.
  • Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

FACTURA PROFORMA:

  • No puede utilizarse como justificante de una operación ni como garantía de compra.
  • No tiene valor contable.
  • Suele contener la misma información que una ordinaria. Sólo cambia en la serie numérica, que debe ser diferente.
  • Suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta.
  • Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar. Pero su validez legal tan solo tiene efectos entre comprador y vendedor, en virtud de los pactos acordados.
  • Debe existir una aceptación por parte aquel que la recibe que se plasmará en una factura ordinaria una vez hecha la transacción. Hay que tener mucho cuidado con confundir la factura proforma con una factura ordinaria, ya que no es válido para su presentación en la Agencia Tributaria en revisiones de impuestos.
  • Conviene comprobar rigurosamente que no hemos incluido ninguna en el cálculo de nuestras liquidaciones y declaraciones.

FACTURA RECTIFICATIVA:

  • Se trata de una factura de venta, pero con signo negativo y detalla alguna corrección en la factura ordinaria o agrega algún dato que sea necesario.
  • Si se emite este documento con todos los datos correctos, se entenderá que sustituye a la original; mientras que, si se recoge tan solo la corrección, ambas serán válidas. Además, existe un plazo para su emisión.

FACTURA RECAPITULATIVA:

  • Como su propio nombre indica, permite recapitular o agrupar varias operaciones con un mismo destinatario en un mes natural.
  • Tiene el mismo valor legal que una factura ordinaria, por lo que deberá cumplir los mismos requisitos básicos. Por esta razón, debe mostrar el valor total de las ventas del mes y debe contener una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.
  • Es una manera de agilizar y simplificar las relaciones comerciales.

FACTURA ELECTRÓNICA:

Desde el punto de vista legal, cualquier factura electrónica goza de los mismos efectos jurídicos, contables y fiscales que una ordinaria, si bien su autenticidad se valida también a través de sistemas telemáticos con, por ejemplo, la Agencia Tributaria (a través de la firma electrónica).

Características comunes de todas las facturas:

Cualquier factura incluye una serie de características imprescindibles y que hacen de cada una de ellas un documento único:

  1. Presenta un número correlativo de acuerdo a una serie numérica.
  2. Incorpora los datos del comprador y del vendedor, como su nombre o razón social, el NIF y su dirección fiscal.
  3. La fecha en que se ha emitido.
  4. Una breve descripción del producto o del servicio que se ha realizado.
  5. Los impuestos que soporta (normalmente, IVA e IRPF) así como la cuota tributaria. Hay ocasiones en que determinadas actividades están exentas de IVA, lo que se debe hacer constar en la factura.
  6. Información sobre posibles descuentos o bonificaciones.

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